そして、確か確定調査の際に「来年度は部署ごとに分けて、報告書を作成してください。」との要求が入りました。それまでは、全ての書類は日付順で保管していたため、共用施設の書類は、部署ごとに分けることはせず、日付順に抜き出したものをそのまま確認してもらっていました。
エクセル表の上で部署ごと、かつ日付順に集計を出すことは簡単ですが、紙の書類でそれを行うには手間がかかります。共用施設で保管している書類については、多く見積もっても一万枚程度なので、まだなんとかなりますが、経理課の書類についてはかなり大変です。なので、経理課のルールに従って保管されている書類を、抜き取って準備する、ことは考えませんでした。H さんも二回目の調査時に「「来年もこのような形で書類を準備してください。」と仰っていたわけですし、、、。
抜き取った書類を部署ごとに分け、調査後に抜き取った場所に戻す手間を考えてみてください。それはとても時間を要するものです。なので、経理課の書類については、前年度同様、日付順に保管されている書類に、部署ごとに色を変えた付箋をつけて準備しました。